Selayang Pandang tentang Sistem Penjaminan Mutu

Penerbitan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (UU Dikti) mengokohkan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi yang telah dilaksanakan sejak tahun 2008. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi di kampus STKIP PGRI Sidoarjo dikoordinasikan melalui Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Walaupun dengan nama baru, yaitu Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, sebagai sebuah sistem tetap mengintegrasikan tiga pilar di bawah ini.

  1. Sistem Penjaminan Mutu Internal yang dilaksanakan oleh setiap perguruan tinggi;
  2. Sistem Penjaminan Mutu Eksternal atau Akreditasi yang dilaksanakan oleh Badan Akreditasi Perguruan Tinggi atau Lembaga Akreditasi Mandiri; dan
  3. Pangkalan Data Pendidikan Tinggi baik pada aras perguruan tinggi maupun aras Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.

 

Mekanisme SPMI

Mekanisme SPM Dikti diawali oleh perguruan tinggi dengan mengimplementasikan SPMI melalui siklus kegiatan yang disingkat sebagai PPEPP, yaitu terdiri atas:

1) Penetapan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan penetapan standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh perguruan tinggi;

2) Pelaksanaan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan pemenuhan standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang ditetapkan oleh perguruan tinggi;

3) Evaluasi (E) pelaksanaan Standar Dikti, yaitu kegiatan pembandingan antara luaran kegiatan pemenuhan standar atau ukuran dengan standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi;

4) Pengendalian (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan analisis penyebab standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan oleh perguruan tinggi yang tidak tercapai untuk dilakukan tindakan koreksi; dan

5) Peningkatkan (P) Standar Dikti, yaitu kegiatan perbaikan standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti agar lebih tinggi daripada standar atau ukuran yang terdiri atas SN Dikti dan Standar Dikti yang telah ditetapkan.

 

Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal

Dokumen SPMI berbeda dengan dokumen lainnya yang lazim dimiliki perguruan tinggi seperti statuta dan Rencana Strategis (Renstra). Kedua dokumen yang disebut terakhir, walaupun berisi hal yang memiliki hubungan dengan SPMI, kedua dokumen itu tidak termasuk dokumen SPMI dari suatu perguruan tinggi. Hubungan yang dimaksud adalah bahwa kedua dokumen yang disebut terakhir memuat pula sejumlah standar yang harus menjadi pedoman untuk menetapkan Standar Dikti dalam SPMI perguruan tinggi. Selanjutnya, Standar Dikti tersebut harus dilaksanakan, dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan dalam SPMI perguruan tinggi tersebut. Sebagai contoh, di dalam statuta terdapat ketentuan tentang tata kelola perguruan tinggi yang harus menjadi pedoman untuk menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan Standar Pengelolaan dalam SPMI.

Menurut Pasal 1 angka 16 Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, statuta adalah peraturan dasar Pengelolaan Perguruan Tinggi yang digunakan sebagai landasan penyusunan peraturan dan prosedur operasional di Perguruan Tinggi. Pada dasarnya statuta memuat dua kelompok ketentuan, yaitu:

  1. Kelompok ketentuan pelaksanaan tridharma perguruan tinggi yang digunakan sebagai standar dalam perencanaan, pengembangan, dan penyelenggaraan kegiatan tridharma perguruan tinggi;
  2. Kelompok ketentuan tentang tata kelola perguruan tinggi yang digunakan sebagai standar manajemen penyelenggaraan perguruan tinggi.

Sedangkan menurut Pasal 5 ayat (1) huruf c angka 2 juncto Pasal 23 dan Pasal 25 huruf b angka 1 huruf a) Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, Rencana Strategis (Renstra) merupakan rencana jangka menengah perguruan tinggi untuk rentang waktu 5 (lima) tahun. Renstra dibuat dengan tujuan membantu perguruan tinggi untuk menyusun Rencana Operasional/Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan berdasarkan pemahaman terhadap lingkungan strategis, baik dalam skala nasional, regional, maupun internasional. Dengan demikian, di dalam Renstra akan ditemukan sejumlah sasaran perguruan tinggi yang harus dicapai. Sementara itu, pada Dokumen SPMI memuat 5 (lima) langkah dalam melaksanakan SPMI, yaitu PPEPP. Di bawah ini akan dijelaskan secara singkat dokumen SPMI. Dokumen SPMI dapat berbentuk buku atau bentuk dokumen lain yang terdiri atas:

 

  1. Buku/Dokumen Kebijakan SPMI (Kebijakan Mutu/Quality Policy)

Buku/Dokumen Kebijakan SPMI adalah dokumen berisi garis besar tentang bagaimana perguruan tinggi memahami, merancang, dan mengimplementasikan SPMI dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi sehingga terwujud budaya mutu pada perguruan tinggi tersebut. Buku/Dokumen Kebijakan SPMI memuat antara lain uraian tentang:

  1. Visi, misi, dan tujuan perguruan tinggi;
  2. Latar belakang perguruan tinggi menjalankan SPMI;
  3. Luas lingkup kebijakan SPMI (misalnya: akademik dan nonakademik);
  4. Daftar dan definisi istilah dalam dokumen SPMI;
  5. Garis besar kebijakan SPMI pada perguruan tinggi antara lain:

1) Tujuan dan strategi SPMI;

2) Asas atau prinsip pelaksanaan SPMI;

3) Manajemen SPMI, yaitu PPEPP;

4) Struktur organisasi dan tata kelola SPMI;

5) Jumlah dan nama semua Standar Dikti dalam SPMI.

  1. Informasi singkat tentang Buku/Dokumen SPMI lain, yaitu Buku/Dokumen Manual SPMI, Buku/Dokumen Standar SPMI, dan Buku/Dokumen Formulir SPMI;
  2. Hubungan Dokumen Kebijakan SPMI dengan berbagai dokumen lain di perguruan tinggi, antara lain Statuta dan Renstra.

Buku/Dokumen Kebijakan SPMI disusun dan ditetapkan dengan Keputusan Pemimpin Perguruan Tinggi setelah disetujui Senat Perguruan Tinggi. Untuk Perguruan Tinggi Swasta, Buku/Dokumen Kebijakan SPMI harus disetujui Badan Hukum Penyelenggara setelah memperoleh persetujuan Senat Perguruan Tinggi. Buku/Dokumen Kebijakan SPMI bermanfaat untuk:

  1. menjelaskan kepada para pemangku kepentingan internal Perguruan Tinggi tentang garis besar SPMI;
  2. menjadi dasar atau payung bagi penyusunan dan penetapan Buku/Dokumen Manual SPMI, Buku/Dokumen Kebijakan SPMI Standar SPMI, dan Buku/Dokumen Kebijakan SPMI Formulir SPMI;
  3. membuktikan bahwa SPMI di perguruan tinggi yang bersangkutan terdokumentasikan.

 

  1. Buku/Dokumen Manual SPMI (ManualMutu/Quality Manual)

Buku/Dokumen Manual SPMI adalah dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar Dikti secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program studi maupun pada aras perguruan tinggi. Buku/Dokumen Manual SPMI memuat antara lain uraian tentang:

  1. Tujuan dan maksud manual SPMI;
  2. Luas lingkup manual SPMI:

1) Manual penetapan standar dikti;

2) Manual pelaksanaan standar dikti;

3) Manual evaluasi pelaksanaan Standar Dikti;

4) Manual pengendalian pelaksanaan Standar Dikti;

5) Manual peningkatan Standar Dikti;

  1. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan dalam implementasi SPMI oleh pemangku kepentingan internal perguruan tinggi;
  2. Pihak yang bertanggung jawab mengerjakan berbagai hal dalam implementasi SPMI;
  3. Uraian tentang bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan;
  4. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan dalam implementasi SPMI;
  5. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.

Buku/Dokumen Manual SPMI bermanfaat untuk:

  1. memandu para pejabat struktural dan/atau unit SPMI, maupun dosen serta tenaga kependidikan dalam mengimplementasikan SPMI sesuai dengan kewenangan masing-masing;
  2. menunjukkan cara mencapai visi perguruan tinggi yang dijabarkan dalam Standar Dikti yang harus dipenuhi dan ditingkatkan secara berkelanjutan.
  3. membuktikan secara tertulis bahwa SPMI pada perguruan tinggi yang bersangkutan dapat dan telah siap dilaksanakan.

Oleh karena setiap Standar Dikti dalam SPMI berbeda cakupan, baik Audience, Behaviour, Competence, maupun Degreenya, manual atau petunjuk tentang bagaimana menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan setiap Standar Dikti tersebut juga berbeda satu dengan yang lainnya atau tidak mungkin sama (fits for all standards). Dengan demikian, jika terdapat 50 Standar Dikti dalam SPMI, akan terdapat pula 50 Dokumen Manual SPMI yang masing-masing terdiri atas manual penetapan, manual pelaksanaan, manual evaluasi, manual pengendalian, dan manual peningkatan. Alhasil, akan ada 50 Standar Dikti x 5 macam manual. Sekalipun isinya berbeda, tetapi template atau formatnya dapat sama.

 

 

  1. Buku/Dokumen Standar SPMI (StandarMutu/Quality Standard)

Buku/Dokumen Standar SPMI adalah dokumen berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan, atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi suatu Perguruan Tinggi untuk mewujudkan visi dan misinya sehingga memuaskan para pemangku kepentingan internal dan eksternal perguruan tinggi. Buku/dokumen Standar SPMI memuat antara lain uraian tentang:

  1. Definisi istilah, yaitu istilah khas yang digunakan dalam SPMI agar tidak menimbulkan multitafsir;
  2. Rasionale Standar Dikti, yaitu alasan penetapan Standar Dikti tersebut;
  3. Pernyataan isi Standar Dikti, misalnya: mengandung unsur Audience, Behavior, Competence, dan Degree;
  4. Strategi pencapaian Standar Dikti, yaitu tentang apa dan bagaimana mencapai Standar Dikti;
  5. Indikator pencapaian Standar Dikti, yaitu apa yang diukur/dicapai, bagaimana mengukur/mencapai, dan target pencapaian;
  6. Pihak yang terlibat dalam pemenuhan Standar Dikti;
  7. Referensi, yaitu keterkaitan Standar Dikti tertentu dengan Standar Dikti lain.

Buku/Dokumen Standar SPMI (Standar Mutu) berfungsi sebagai:

  1. alat untuk mencapai visi, misi, dan tujuan perguruan tinggi;
  2. indikator yang menunjukkan tingkat mutu perguruan tinggi;
  3. tolok ukur yang harus dicapai dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh pemangku kepentingan internal perguruan tinggi;
  4. bukti kepatuhan perguruan tinggi pada peraturan perundang-undangan dan bukti kepada masyarakat bahwa perguruan tinggi memiliki dan memberikan layanan pendidikan tinggi dengan menggunakan standar.

 

  1. Buku/Dokumen Formulir/Proforma SPMI (Dokumen SPMI/QualityDocuments)

Buku/Dokumen Formulir/Proforma SPMI adalah dokumen tertulis yang berisi kumpulan formulir/proforma yang digunakan dalam mengimplementasikan Standar Dikti dan berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu ketika Standar Dikti diimplementasikan.

Buku/Dokumen Formulir/Proforma SPMI memuat antara lain uraian tentang berbagai macam maupun jumlah formulir/proforma yang digunakan dalam mengimplemen-tasikan Standar Dikti sesuai dengan peruntukan setiap Standar Dikti. Harus dipastikan bahwa setiap Standar Dikti memiliki formulir/proforma sebagai alat untuk mengendalikan pelaksanaan setiap Standar Dikti dan merekam hasil implementasi setiap Standar Dikti. Buku/Dokumen Formulir/Proforma SPMI berfungsi antara lain sebagai:

  1. alat untuk mencapai/memenuhi/mewujudkan isi Standar Dikti;
  2. alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengkoreksi, dan mengevaluasi implementasi Standar Dikti;
  3. bukti autentikuntuk mencatat/merekam implementasi Standar Dikti secara periodik.

Segala sesuatu yang telah dilakukan dalam rangka pemenuhan Standar Dikti harus dicatat/didata/direkam antara lain dalam bentuk:

– berbagai formulir yang dirancang khusus dengan isi sesuai untuk masing-masing Standar Dikti, contoh formulir berita acara perkuliahan, formulir pendaftaran rencana studi, formulir perwalian akademik, formulir pengajuan beasiswa, formulir penilaian hasil studi, dst.; dan/atau

– formulir khusus pemantauan (monitoring) yang dirancang dengan tujuan mencatat hasil pemantauan pelaksanaan Standar Dikti. Formulir ini diisi dan digunakan oleh pemimpin unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi sebagai bahan untuk melakukan evaluasi pelaksanaan Standar Dikti.